Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ban hành công văn số 1523/BGDĐT-QLCL về việc hướng dẫn tổ chức kỳ thi tốt nghiệp trung học phổ thông năm NAY.Theo đó Bộ Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn các Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Giáo dục, Khoa học và Công nghệ Bạc Liêu; Cục Nhà trường – Bộ Quốc phòng (gọi chung là các Sở Giáo dục và Đào tạo) gồm một số nội dung trong đó có vấn đề in sao, vận chuyển và bàn giao đề thi tại hội đồng thi.

Việc in sao, vận chuyển và bàn giao đề thi tại Hội đồng thi được thực hiện theo quy định tại Điều 18, Điều 19 Quy chế thi; lưu ý một số điểm sau:

Một là Chủ tịch Hội đồng thi quy định thời gian in sao đề thi; số lượng đề thi in sao; chuyển giao đề thi gốc và hướng dẫn in sao còn nguyên niêm phong cho Trưởng ban In sao đề thi; phương án và thời gian vận chuyển, bàn giao đề thi đến các Điểm thi bảo đảm sát thực tế và an toàn, bảo mật.

Hai là khu vực in sao đề thi là một địa điểm an toàn, kín đáo, biệt lập và được bảo vệ nghiêm ngặt trong suốt thời gian làm việc, có đầy đủ phương tiện bảo mật, phòng cháy, chữa cháy theo quy định. Thực hiện nghiêm túc yêu cầu cách ly theo 03 (ba) vòng độc lập tại khu vực in sao đề thi. Người không có trách nhiệm, tuyệt đối không được vào khu vực in sao đề thi.

Trong khu vực in sao đề thi, không được sử dụng các phương tiện thông tin liên lạc, các loại điện thoại, trừ 01 điện thoại cố định có chức năng ghi âm và có loa ngoài đặt tại vòng 2 được công an kiểm soát liên tục 24 giờ/ngày; mọi cuộc liên lạc đều phải ghi âm, bật loa ngoài, ghi biên bản có chữ ký của các thành phần liên quan.

Công an kiểm tra, xác nhận điều kiện an ninh, an toàn và niêm phong cổng kết nối của các phương tiện, thiết bị cần thiết tại khu vực in sao đề thi trước khi Ban In sao đề thi triển khai công việc tại khu vực này.

Ba là những người làm việc trong khu vực in sao đề thi chỉ được hoạt động trong phạm vi không gian được quy định, theo đúng chức trách, nhiệm vụ được giao. Công việc của các vòng cụ thể như sau:

Vòng 1 – Vòng in sao đề thi: chỉ gồm thành viên Ban In sao đề thi có tiếp xúc trực tiếp với đề thi; là khu vực khép kín, cách ly tuyệt đối với bên ngoài từ khi mở đề thi gốc và bắt đầu in sao đến khi thi xong môn cuối cùng; cửa sổ các phòng phải đóng kín và được công an niêm phong; các khoảng trống thông ra bên ngoài phải bịt kín bằng vật liệu bền, chắc. Hằng ngày, những người ở vòng 1 tiếp nhận vật liệu và đồ ăn, uống từ bên ngoài chuyển vào qua vòng Trưởng ban In sao đề thi cử 01 thành viên mở sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ các hoạt động giao tiếp với vòng 2.

Vòng 2 – Vòng bảo vệ trong: chỉ gồm có 01 công an và 01 cán bộ giám sát; là khu vực khép kín, tiếp giáp với vòng 1, cách ly tuyệt đối với bên ngoài đến khi thi xong môn cuối cùng; là đầu mối giao tiếp giữa vòng 3 với vòng 1, có nhiệm vụ tiếp nhận vật liệu và đồ ăn, uống từ vòng 3 chuyển vào vòng 1; kiểm tra các đồ vật từ vòng 1 chuyển ra (bát đũa, đồ ăn, đồ uống,…); mở sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ các hoạt động giao tiếp giữa vòng 2 với vòng 1, vòng 2 với vòng 3 và quá trình bàn giao đề thi cho Hội đồng thi để chuyển cho các Điểm thi.

Vòng 3 – Vòng bảo vệ ngoài: tiếp giáp với vòng 2; gồm công an và nhân viên bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ và là đầu mối giao tiếp giữa vòng 2 với bên ngoài; bảo 14 đảm tối thiểu 02 người trực và phải trực liên tục 24 giờ/ngày.

Bốn là, lưu ý về in sao đề thi:Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ in sao đề thi: Trưởng ban In sao đề thi phải kiểm tra bảo đảm có các phương tiện thiết bị phục vụ in sao đề thi như: máy photocopy siêu tốc (khổ giấy A4 hoặc A3, tốc độ tối thiểu 100 bản một phút; độ phân giải tối thiểu 600 dpi,..), máy sắp xếp tài liệu và máy đếm trang (nếu có),…

Các máy móc, thiết bị không gắn bộ phận thu phát và không nối mạng Internet, phải được công an kiểm tra niêm phong các cổng kết nối và lập biên bản kiểm tra, niêm phong. Mọi phương tiện, thiết bị, vật tư trong khu vực in sao đề thi dù bị hư hỏng hay không dùng đến chỉ được đưa ra ngoài khu vực này khi thi xong bài thi/môn thi cuối cùng của Kỳ thi.

Trong quá trình in sao:In sao đề thi các bài thi/môn thi theo số lượng được giao; chú ý phòng thi ghép các môn Ngoại ngữ.Đối với bài thi tổ hợp, việc in sao, đóng gói thực hiện như sau:

In sao niêm phong theo từng môn thi thành phần (đề thi được xếp trong từng bì/túi đề thi theo thứ tự tăng dần của mã đề thi);

Các bì/túi đề thi của môn thi thành phần được đóng gói vào 01 bì/túi chung, ngoài bì/túi ghi rõ tên môn thi thành phần của bài thi tổ hợp (Khoa học tự nhiên hoặc Khoa học xã hội), ngày thi, phòng thi và Điểm thi.

In đề thi tự luận, trắc nghiệm (đủ tất cả các mã đề) đủ cho 24 thí sinh đối với tất cả các phòng thi của Hội đồng thi. Mỗi bài thi/môn thi ở Điểm thi phải có đề thi dự phòng cho ít nhất 02 phòng thi với số lượng tối đa (đối với đề thi trắc nghiệm phải có đủ tất cả các mã đề thi cho mỗi phòng thi), được đóng trong các bì riêng biệt rồi được đóng chung trong 01 bì/túi ghi rõ ngoài bì/túi “Đề thi dự phòng” và điền đầy đủ các thông tin về bài thi, ngày thi, buổi thi. Sau khi đóng gói xong đề thi từng bài thi/môn thi, Trưởng ban In sao đề thi quản lý các bì/túi đề thi; kể cả các bản in thừa, in hỏng, mờ, xấu, rách, bẩn đã bị loại.

Riêng đề thi của mỗi bài thi/môn thi trắc nghiệm: In sao từng mã đề thi, dập ghim xong (nếu có) mới chuyển sang in sao đến mã đề thi khác; phải kiểm tra đúng mã đề thi, số lượng tờ, thứ tự sắp xếp và chất lượng từng bản sao.Phải có biện pháp cụ thể để phân biệt bì/túi đề thi của các bài thi/môn thi khác nhau, ví dụ: bì/túi đề thi của các môn khác nhau có màu khác nhau hoặc dùng dây buộc và giấy dán có màu khác nhau.