Nhân viên hành chính văn phòng là gì?
Mô tả công việc DH-GTVT-tuyen-sinh-Thac-si-UTC
Nhân viên hành chính văn phòng là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung (lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…), theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác (quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…).
Các công việc chính
Là đầu mối tiếp nhận và gửi đi công văn, giấy tờ của công ty. Có nghĩa vụ chuyển cấp có thẩm quyền giải quyết khi cần thiết hoặc có yêu cầu. .
Lưu trữ, sắp xếp thông tin công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.
Tiếp nhận đơn xin đến muộn, về sớm, đơn xin nghỉ ốm, nghỉ phép, đơn xét tăng lương, … các loại giấy tờ công văn khác của Nhân viên trong công ty.
Theo dõi và quản lý lịch làm việc của Nhân sự trong doanh nghiệp.
Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty. Tiếp nhận các nhu cầu về điều chỉnh phúc lợi, các chế độ đãi ngộ và chính sách thưởng phạt khác để đảm bảo quyền lợi của nhân viên trong công ty.
Phụ trách Photocopy, các vấn đề in ấn trong doanh nghiệp (giấy, mực, gọi kỹ thuật sửa chữa máy in khi máy hỏng, …), văn phòng phẩm (bảng, máy chiếu, …).
Thực hiện công tác lễ tân khi được yêu cầu như đón tiếp khách, hỗ trợ trong các buổi họp / Event, nghe và nhận cuộc gọi liên hệ với doanh nghiệp, đặt lịch công tác / lịch hẹn cho sếp, …
Phụ trách mua sắm các tài sản, thiết bị hay đồ dùng thông thường trong doanh nghiệp. Hỗ trợ quản lý cơ sở vật chất bằng cách lưu trữ các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng có liên quan tới mua bán, thuê, mượn cơ sở vật chất, máy móc thiết bị trong công ty.
Làm hậu cần chuẩn bị đồ đạc cho các sự kiện của công ty.Tổ chức sinh nhật cho các thành viên của công ty trong tháng.
KPI công việc:Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)
Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết
Số công văn, giấy tờ bị bỏ sót.Số sự kiện được tổ chức
Yêu cầu công việc:Tốt nghiệp trình độ đại học các ngành liên quan đến Kế toán, Tài chính – Ngân hàng, Nhân sự hay các ngành liên quan.
Có kinh nghiệm ít nhất 1 năm là nhân viên hành chính trong phòng nhân sự hay 1 vị trí tương đương khác.
Có kinh nghiệm trong việc Lễ tân, tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
Thành thạo tin học văn phòng.
Có khả năng ngoại ngữ ở mức trung bình. Thành thạo ngoại ngữ là 1 lợi thế.
Là người nhiệt tình, chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ và biết quan sát.
Năng lực liên quan
Knowledge – Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
Knowledge – Trình độ ngôn ngữ
Knowledge – Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)
Skill – Kỹ năng giao tiếp
Skill – Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
Skill – Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
Skill – Kỹ năng làm việc nhóm
Skill – Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
Skill – Năng lực giải trình
Attitude – Tỉ mỉ, cẩn thận
Attitude – Nhạy bén
Attitude – Trung thực
Bộ câu hỏi phỏng vấn
Bạn có thể mô tả 1 ngày làm việc điển hình của một nhân viên hành chính văn phòng được không?
Bạn có sử dụng công cụ nào cho công việc của một nhân viên hành chính văn phòng không? Nêu cách sử dụng và các chức năng bạn cần để hoạt động hiệu quả.
Bạn làm cách nào để theo dõi thời gian làm việc của các đồng nghiệp 1 cách hiệu quả?
1 chiếc máy Photocopy thường gặp các vấn đề gì? Bạn có kinh nghiệm xử lý các vấn đề đó không? Nếu việc xử lý nằm ngoài khả năng của bạn, thì bạn làm thế nào?
Bạn làm cách nào để theo dõi các thông tin về BHYT, BHXH và các thông tin về quyền và phúc lợi của từng nhân viên trong doanh nghiệp?
Nêu quy trình xử lý yêu cầu của 1 nhân viên trong doanh nghiệp.
Nêu các công tác hậu cần cần thiết cho việc tổ chức sự kiện của công ty.
Trong suy nghĩ của nhiều người, nhân viên hành chính văn phòng là những người làm công việc nhàn hạ, không phải hoạt động nhiều. Thực chất, nghề hành chính văn phòng có khá nhiều áp lực và nhiều công việc phải làm.
- Hành chính văn phòng là gì? Hành chính văn phòng là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, phụ trách văn thư, hỗ trợ cho toàn thể nhân viên… Do tính chất công việc như vậy, các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau. Nhân viên văn phòng phải thực hiện nhiều công việc hành chính
- Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc gì? Như đã nói ở trên, nhân viên hành chính phải làm khá nhiều việc. Các công việc hành chính văn phòng cụ thể đó là:
2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ Tiếp nhận các công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến, giải quyết công việc trong thẩm quyền. Lưu trữ các dữ liệu, văn bản tài liệu của công ty. Tiếp nhận và xử lý các trường hợp báo cáo về tình trạng của nhân viên bao gồm: ốm đau, hiếu hỉ, thai sản… Theo dõi các nội quy nề nếp, văn hóa công ty. Lập và theo dõi chế độ đãi ngộ để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban. >> Việc làm hành chính văn phòng
2.2. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng Lập bảng chấm công hàng tháng. Tính lương, thưởng hàng tháng và trình lên để lãnh đạo duyệt. Hỗ trợ bộ phận kế toán chi trả lương cho nhân viên.
2.3. Công tác lễ tân Nhận điện thoại, giao dịch với khách hàng. Đón tiếp khách trước khi bắt đầu làm việc với lãnh đạo. Hỗ trợ tài liệu, nước, thiết bị… cần thiết cho các cuộc họp trong công ty. Tổ chức các sự kiện với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.
2.4. Công tác quản lý tài sản, thiết bị Theo dõi các thiết bị, tài sản của công ty, có kế hoạch bảo trì với máy móc cố định theo tháng quý, có kế hoạch mua sắm các thiết bị bổ sung đảm bảo yêu cầu làm việc tốt nhất cho nhân viên. Lên danh sách các thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.
2.5. Quản lý hồ sơ nhân sự Lên kế hoạch tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nhân sự cho các phòng ban. Theo dõi nhân sự thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động. Theo dõi và có báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng. Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật. Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện nội bộ
- Yêu cầu của nhân viên hành chính văn phòng Công việc của 1 nhân viên hành chính văn phòng khá nhiều. Vì thế nếu bạn đang muốn theo ngành này thì cần đáp ứng những yêu cầu sau:
3.1.Về tố chất Công việc hành chính văn phòng yêu cầu những người nhanh nhẹn, tháo vát và nhiệt tình. Ngoài ra, sự tỉ mỉ, chính xác, có quy củ, có tư duy khoa học, sắp xếp hiệu quả cũng là yếu tố cần thiết để trở thành nhân viên văn phòng hành chính. Thêm nữa, công việc hành chính khá nhẹ nhàng nhưng luôn phải vận động khá nhiều nên bạn cần có sức khỏe tốt để hoàn thành công việc này.
3.2. Về kỹ năng Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng đó là: kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng giao tiếp, xử lý các tình huống, kỹ năng quản lý hành chính văn phòng, kỹ năng ngoại ngữ và kiến thức tin học văn phòng cơ bản…. Có càng nhiều kỹ năng sẽ là một điểm cộng cho bạn khi nộp CV xin việc hành chính văn phòng. >> Tạo CV nhanh chóng, miễn phí
3.3. Về kinh nghiệm Nhà tuyển dụng khi khi lựa chọn nhân viên văn phòng sẽ đề cao sự đa năng của ứng viên. Vì thế những ứng viên có càng nhiều kinh nghiệm và đảm nhận được nhiều công việc khác nhau như thư ký, nhân sự, quan hệ đối ngoại, tiếp thị, kinh doanh,…thì sẽ được đánh giá cao. Công việc của một trợ lý giám đốc
- Cơ hội phát triển cho nhân viên hành chính văn phòng Nhiều người cho rằng ngành hành chính, văn phòng không có quá nhiều đất để cho nhân viên phát triển. Tuy nhiên, thực tế là ngành này cơ hội thăng tiến trong công việc khá tốt. Lộ trình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng rất rõ ràng. Có thể chia nhân viên hành chính văn phòng thành 3 cấp bậc với mức lương của mỗi cấp bậc (dựa theo Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau: Nhân viên, Thư ký, Quản trị.
4.1. Cấp bậc nhân viên Mức lương ở cấp bậc này khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ, bao gồm các vị trí: Nhân viên tiếp tân: đón tiếp khách, xử lý thông tin cấp thấp,… Nhân viên hỗ trợ hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo, đánh máy,…
4.2. Cấp bậc thư ký Yêu cầu của cấp bậc này là nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao, có đầu óc sáng tạo, biết phân tích, phán đoán tình huống, có kinh nghiệm làm việc từ 1 năm trở lên. Mức lương nhận được ở cấp bậc này khoảng 8,5 triệu VNĐ – 14,5 triệu VNĐ. Các vị trí có thể làm bao gồm: Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc,… Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ,… >>Tuyển dụng trợ lý giám đốc
4.3. Cấp bậc quản trị Nhân viên hành chính văn phòng có mức lương khoảng 9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ. Yêu cầu với công việc này là: có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,… với kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trong ngành. Trưởng phòng/giám đốc hành chính (25 triệu VNĐ – 55 triệu VNĐ) yêu cầu có kỹ năng và tố chất của một nhà quản trị, có trình độ chuyên môn cao, kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.
- Tìm kiếm việc làm hành chính văn phòng ở đâu? 5.1. Network Có mối quan hệ sẽ giúp bạn giải quyết được rất nhiều vấn đề, trong đó có cả công việc. Hơn nữa, công việc văn phòng thì ở bất cứ đâu cũng cần nên chắc chắn bạn sẽ kiếm được nhiều công việc tốt cho mình.
Ứng dụng kiến thức vào quản lý nguồn nhân lực với Base HRM+.
Bộ giải pháp quản trị nhân sự toàn diện dành cho Doanh Nghiệp. Ứng dụng những lý thuyết quản trị hiện đại vào xây dựng giải pháp nhân sự mang tính thực tiễn cao. Bộ giải pháp giúp Doanh Nghiệp từ những giải pháp cơ bản về quản trị thông tin nhân sự, chấm công Á tính lương cho đến các giải pháp quản trị mục tiêu, đánh giá và phát triển nhân sự.